Memproses dokumen dana kas kecil( Materi Akuntansi Kelas XI SMK )

1. DEFINISI DANA KAS KECIL ( PETTY CASH )

Dana Kas Kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek.
Dana ini diserahkan kepada kasir kas kecil yang bertanggungjawab terhadap pembayaran-pembayaran dengan cara menarik cek. Pengeluaran yang relatif kecil misalnya pembelian perangko, meterai, pembayaran rekening listrik, telepon dan sebagainya.

2. METODE DANA KAS KECIL

2.1. IMPREST FUND SYSTEM

Dengan metode Imprest dana kas kecil ditetapkan dalam jumlah yang relatif tetap. Artinya sepanjang jumlah dana yang telah ditetapkan dianggap cukup untuk pengeluaran kas kecil dalam suatu periode tertentu, jumlah dana kas kecil tidak dinaikkan atau diturunkan.
Ciri-cirinya :
1. Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola dana kas kecil. Berdasarkan bukti-bukti tersebut pengelola kas kecil meminta penggantian kepada kasir kas umum.
2. Penggantian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan jumlah dana kas kecil yang telah dikeluarkan.
3. Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dicatat ke dalam jurnal pengeluaran kas pada saat dilakukan penggantian kembali dana, dengan mendebet akun-akun beban yang terjadi .
Illustrasi :
PD “ TIARA “ yang beralamat di Jalan AR Hakim 14 Sukabumi bergerak dalam bidang penjualan Elektronik. Pada bulan Januari 2009 terdapat transaksi-transaksi yang berhubungan dengan Dana Kas Kecil sebagai berikut :
Januari 2. Dibentuk dana kas kecil dari kas umum dengan menarik cek No.001 sebesar Rp 2.000.000,00
5. Dibeli perlengkapan kantor sebesar Rp 250.000,00 Nomor Bukti 001/DKK/2009
6. Dibayar Listrik dan telepon untuk bulan Januari 2009 sebesar Rp 750.000,00 No Bukti 002/DKK/2009
10. Dibayar beban lain-lain sebesar Rp 200.000,00 No.Bukti 003/DKK/2009
31. Diterima penggantian dana kas kecil dari kas umum. No.Cek 002


Dari data di atas buatlah :
1. Jurnal Umum per 31 Januari 2009
2. Posting ke dalam Buku Kas Kecil
3. Buku Kas Kecil per 31 Januari 2009
JURNAL UMUM
Januari 2. Kas Kecil Rp 2.000.000,00
Kas Rp 2.000.000,00
Januari 31 Beban Perlengkapan Rp 250.000,00
Beban Listrik dan Telepon Rp 750.000,00
Beban Lain-lain Rp 200.000,00
Kas Rp 1.200.000,00


2.2. FLUCTUATING FUND SYSTEM

Menurut metode ini dana kas kecil tidak ditetapkan dalam jumlah yang tetap, sehingga penggantian dana kas kecil tidak perlu sama dengan jumlah dana kas kecil yang telah dikeluarkan. Dengan demikian jumlah dana kas kecil akan berfluktuasi sesuai dengan jumlah yang diperlukan.
Perubahan dana kas kecil dengan metode Fluktuasi dicatat pada akun “ KAS KECIL “. Transaksi pembentukan dana pengisian kembali dana kas kecil dicatat debit akun “kas kecil”, sementara transaksi penggunaan dana kas kecil dicatat di sisi kredit. Dengan demikian akun “kas kecil” didebit dari data jurnal pengeluaran kas umum, dan dikredit dari data jurnal kas kecil yang diselenggarakan oleh pengelola kas kecil.
Dengan mendebet akun “kas kecil” setiap terjadi pengisian dana kas kecil, dan mengkredit dengan jumlah dana yang telah digunakan, saldo akun “kas kecil” akan menunjukkan saldo yang sebenarnya. Oleh karena itu dengan metode Fluktuasi tidak diperlukan penyesuaian terhadap saldo akun “kas kecil” pada akhir periode akuntansi.
ILLUSTRASI :
PD “ TIARA “ yang beralamat di Jalan AR Hakim 14 Sukabumi bergerak dalam bidang penjualan Elektronik. Pada bulan Januari 2009 terdapat transaksi-transaksi yang berhubungan dengan Dana Kas Kecil sebagai berikut :


Januari 2. Dibentuk dana kas kecil dari kas umum dengan menarik cek No.001 sebesar Rp 2.000.000,00
5. Dibeli perlengkapan kantor sebesar Rp 250.000,00 Nomor Bukti 001/DKK/2009
6. Dibayar Listrik dan telepon untuk bulan Januari 2009 sebesar Rp 750.000,00 No Bukti 002/DKK/2009
10. Dibayar beban lain-lain sebesar Rp 200.000,00 No.Bukti 003/DKK/2009
31. Diterima penggantian dana kas kecil dari kas umu sebesar Rp 1.500.000,00. No.Cek 002
Dari data di atas buatlah :
1. Jurnal Umum dengan menggunakan Metode Fluktuasi.
2. Posting ke dalam Buku Besar Kas Kecil
3. Buatlah Buku Kas Kecil per 31 Januari 2009



SOAL LATIHAN
PT “ TIARA “ Jalan AR Hakim Nomor 14 Telpon ( 0266) 213277 Sukabumi adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam perdagangan furniture. Dalam pengelolaan kasnya perusahaan menggunakan Kas di bank dan Kas Kecil untuk pengeluaran yang relatif kecil dengan menggunakan Fluctuation Fund System.
Beberapa kejadian selama bulan September 2008 yang berhubungan dengan Kas Kecil adalah sebagai berikut :

Tanggal
Kejadian ( transaksi )
1 September 2008
Ditarik Cek Nomor CX 001 untuk membentuk dana Kas Kecil sebesar Rp 3.000.000,00
2 September 2008
Dibeli Perangko 10 buah @ Rp 4.000,00 dan Meterai dari PT Pos Indonesia sebanyak 20 buah @ Rp 6.000,00 No.Bukti 001/DKK/2008
5 September 2008
Dibayar Beban Telepon untuk bulan Agustus 2008 Rp 400.000,00 No.Bukti 002/DKK/2008
6 September 2008
Dibayar Pemakaian Listrik untuk bulan Agustus 2008 Rp 450.000,00 No.Bukti 003/DKK/2008
8 September 2008
Dibayar Beban Pemeliharaan Kantor Rp 340.000,00 No.Bukti 004/DKK/2008
10 September 2008
Dibayar Iklan di Harian Kompak sebesar Rp 150.000,00 No.Bukti 005/DKK/2008
11 September 2008
Dibeli Kertas HVS ukuran A 4 sebanyak 5 rim @ Rp 30.000,00 No.Bukti 006/DKK/2008
13 September 2008
Dibayar Asuransi toko untuk bulan Oktober 2008 Rp 300.000,00 No.Bukti 007/DKK/2008
15 September 2008
Dibeli alat-alat kebersihan untuk pemeliharaan toko Rp 200.000,00 No.Bukti 008/DKK/2008
20 September 2008
Dibeli Kertas Segel sebanyak 25 lembar @ Rp 6.000,00 No.Bukti 009/DKK/2008
30 September 2008
Ditarik Cek Nomor CX 002 untuk pengisian kembali dana Kas Kecil sebesar Rp 2.500.000,00


Dari transaksi di atas diminta :
Buatlah jurnal umum dengan membuka akun- akun sebagai berikut :
1100. Cash In Bank
1200. Petty Cash
1300. Office Supplies
1400. Prepaid Insurance
6100. Telephon Expense
6200. Electricity Expense
6300. Maintenance Expense
6400. Advertising Expense
2. Posting transaksi tersebut ke dalam Buku Besar Kas Kecil
3. Buatlah Buku Kas Kecil dengan kolom akun-akun yang didebet sesuai dengan jurnal di atas !


Kata-kata bijak :
Tidak ada sesuatu yang lebih baik dari pada akal yang diperindah dengan ilmu,
Ilmu dengan kebenaran, kebenaran dengan kebaikan,
kebaikan dengan taqwa.




SELISIH DANA KAS KECIL

1. Definisi Selisih Dana Kas Kecil
Selisih dana kas kecil adalah selisih antara kas menurut catatan dengan kas yang ada menurut penghitungan secara fisik. Apabila kas menurut penghitungan secara fisik lebih besar dari kas menurut catatan disebut “ selisih kas lebih “ ( Cash Overage ).Jika keadaan sebaliknya, disebut “ selisih kas kurang “ ( Cash Shortage ).
Penyebab terjadinya selisih kas antara lain :
1. Kehilangan akibat kekeliruan saat transaksi misalnya pada saat memberikan uang kembali
2. Jumlah uang yang diterima atau dikeluarkan lebih besar atau lebih kecil dari pada jumlah yang seharusnya dicatat. Kejadian ini biasanya terjadi karena tidak tersedia uang pecahan kecil.
2. Pencatatan selisih dana kas kecil
Adanya selisih kas mungkin diketahui pada saat transaksi yang terkait belum dicatat dalam jurnal, misalnya selisih kas yang terjadi karena pembayaran yang melebihi jumlah yang seharusnya.
Untuk mencatat selisih dana kas kecil yang diketahui sebelum pencatatan transaksi, salah satu cara adalah dengan menyediakan kolom debet dan kredit pada buku kas kecil. Kolom debet untuk mencatat selisih kas kurang dan kolom kredit untuk mencatat selisih kas lebih. Sebagai illustrasi, berikut ini contoh pencatatan selisih dana kas kecil yang diketahui sebelum transaksi yang bersangkutan dicatat ke dalam jurnal.
Contoh :
Pada tanggal 5 Juli 2009, toko Sinar membayar listrik kepada PLN Cabang Sukabumi sebesar Rp 1.648.100,00. Karena tidak tersedia uang pecahan kecil diserahkan uang tunai sebesar Rp 1.650.000,00 dengan tidak meminta uang pengembalian.
Transaksi di atas oleh Toko Sinar dicatat ke dalam jurnal sebagai berikut :
Juli 5 : Selisih kas kecil Rp 1.900,00
Kas Kecil Rp 1.900,00
3. Perlakuan Terhadap Selisih Dana Kas kecil pada akhir periode
Pada akhir periode akuntansi, akun selisih kas kecil dalam buku besar kemungkinan menunjukkan saldo debet atau saldo kredit. Sepanjang penyebab terjadinya selisih kas kecil tidak diketahui, saldo akun selisih kas kecil dipindahkan ( ditutup ) ke akun Ikhtisar Laba rugi. Dengan demikian selisih kas lebih ( saldo kredit ) diperlakukan sebagai pendapatan dan selisih kas kurang ( saldo debet ) diperlakukan sebagai kerugian atau beban.
Dalam laporan laba rugi, selisih kas kecil diinformasikan sebagai berikut :
v Selisih kas kecil lebih diinformasikan sebagai pendapatan di luar usaha.
v Selisih kas kecil kurang diinformasikan sebagai beban di luar usaha.

SOAL-SOAL LATIHAN
1. Saldo akun “ selisih dana kas kecil “ pada tanggal 31 Juli 2009 debet sebesar Rp 21.500,00
Informasi lain pada tanggal 31 Juli 2009 :
1. Uang tunai dana kas kecil seluruhnya sebesar Rp 5.000.000,00. Dalam jumlah tersebut termasuk 2 lembar uang palsu pecahan Rp 10.000,00
2. Pembayaran listrik tanggal 6 Juli 2009 sebesar Rp 545.100,00 karena tidak ada uang pecahan kecil diserahkan uang tunai sebesar Rp 546.000,00 dengan tidak meminta uang pengembalian.
3. Pembelian kertas 9 rim dengan harga Rp 30.200,00 per rim, karena tidak ada uang pecahan kecil diserahkan uang tunai sebesar Rp 272.000,00 dengan tidak meminta uang pengembalian.
Diminta :
1. Buat jurnal yang diperlukan untuk mencatat transaksi di atas.
2. Hitung selisih dana kas kecil per 31 Juli 2009
3. Buat jurnal untuk menutup akun “ selisih kas kecil “ per 31 Juli 2009.


2. Pada tanggal 1 Juli 2009 PT Persada Utama Sukabumi membentuk dana kas kecil dengan jumlah tetap sebesar Rp 5.000.000,00. Berikut ini transaksi yang berhubungan dengan dana kas kecil selama dua minggu pertama bulan Juli 2009.
Tanggal
Transaksi
Juli 1
Ditarik cek Nomor CB 00234 sebesar Rp 5.000.000,00 untuk mengisi kas kecil
Juli 5
Dibeli 100 lembar meterai @ Rp 6.000,00 dicatat sebagai perlengkapan kantor
Juli 8
Dibayar kepada Harian Umum Pikirkan Rakyat untuk pemasangan iklan mini seharga Rp 300.000,00
Juli10
Dibeli perlengkapan kebersihan kantor seharga Rp 150.000,00 ( Beban pemeliharaan kantor )
Juli11
Dibeli macam-macam perlengkapan kantor seharga Rp 230.000,00
Juli 14
Dibayar rekening listrik, air, dan telepon sebesar Rp 770.100,00 dengan memberikan uang tunai sebesar Rp 771.000,00 dengan tidak meminta uang pengembalian
Juli 15
Ditarik cek Nomor CB 00235 sebesar Rp 2.050.100,00 untuk mengisi kembali kas kecil

Diminta :
Buat jurnal yang diperlukan untuk mencatat transkai-transaksi di atas !

3. CV Selalu Sehat menyelenggarakan kas kecil dengan metode Fluktuasi. Transaksi-transaksi sehubungan dengan dana kas kecil sebagai berikut :
Tanggal
Transaksi
Juli 1
Ditarik cek Nomor SS 00239 sebesar Rp 2.000.000,00 untuk mengisi kas kecil
Juli5
Pembelian perlengkapan kantor seharga Rp 160.000,00
Juli8
Pembayaran rekening listrik dan telepon sebesar Rp 570.000,00
Juli10
Pembayaran biaya angkut pembelian barang Rp 300.000,00
Juli 11
Iuran kebersihan dan keamanan Rp 200.000,00
Juli 14
Langganan surat kabar dan majalah Rp 150.000,00
Juli 15
Ditarik cek Nomor SS 00240 sebesar Rp 1.500.00,00 untuk mengisi kembali kas kecil


Diminta :
Buat jurnal yang diperlukan untuk mencatat transkai-transaksi di atas !




Kata-kata bijak :
Kesalahan terbesar yang dapat dibuat oleh manusia di dalam
kehidupannya adalah sering memiliki perasaan takut
bahwa mereka akan membuat kesalahan

Kesuksesan hanya bisa diraih oleh orang-orang yang mampu
mengisi usianya dengan penuh kemanfaatan
baik bagi diri maupun lingkungan